Cek Ongkir WhatsApp: Pelanggan Tahu Ongkir Tanpa Keluar Chat

Cek ongkir WhatsApp adalah cara pelanggan mengetahui ongkos kirim langsung dari percakapan WhatsApp, tanpa harus keluar dari chat untuk membuka aplikasi atau situs lain.

Dengan cek ongkir WhatsApp yang berjalan di tempat pelanggan bertanya, pertanyaan soal ongkir tidak lagi menjadi jeda panjang yang membuat pelanggan menunda atau bahkan membatalkan pembelian.

Hampir semua penjual online pernah mengalami percakapan yang berhenti tepat di pertanyaan ongkir. Pelanggan bertanya berapa ongkos kirim ke kotanya, penjual sibuk mengecek, pelanggan menunggu, lalu percakapan mendingin.

Padahal pelanggan tersebut sebenarnya sudah tertarik pada produknya. Yang ia butuhkan hanyalah satu angka yang jelas: berapa total yang harus ia bayar.

Mengapa pertanyaan ongkir sering menghambat closing?

Ongkir adalah bagian dari harga yang dirasakan pelanggan, meski sering tidak tertulis di foto produk. Pelanggan bisa menyukai produknya, cocok dengan harganya, tetapi tetap ragu karena belum tahu ongkos kirimnya. Keraguan ini wajar, karena total belanja yang sebenarnya baru terlihat setelah ongkir ditambahkan.

Masalahnya membesar ketika jawaban ongkir datang terlambat. Pelanggan yang menunggu terlalu lama mudah teralihkan oleh hal lain, apalagi bila ia sedang membandingkan beberapa toko sekaligus.

Toko yang menjawab cepat dengan angka yang jelas memberi pelanggan alasan untuk lanjut, sementara toko yang menjawab lama memberi pelanggan waktu untuk berubah pikiran. Karena itu, kecepatan menjawab ongkir bukan soal gengsi pelayanan, melainkan soal menjaga momentum membeli yang sudah terbentuk.

Bagaimana cara kerja cek ongkir di WhatsApp?

Cara kerjanya dimulai dari pertanyaan pelanggan yang sederhana, misalnya berapa ongkir ke kotanya. Asisten kemudian menggali data yang dibutuhkan, yaitu kota tujuan dan berat barang, karena ongkos kirim pada dasarnya ditentukan oleh jarak dan berat.

Bila pelanggan belum tahu berat barangnya, asisten dapat menjelaskan berat produk yang ditanyakan berdasarkan data toko, sehingga pelanggan tidak perlu menebak sendiri.

Setelah data lengkap, asisten menyampaikan ongkir beserta total yang harus dibayar, bukan hanya angka ongkirnya saja. Menyampaikan total secara utuh penting, karena pelanggan mengambil keputusan berdasarkan total, bukan berdasarkan potongan angka.

Ilustrasi: pelanggan bertanya ongkir ke kotanya, asisten menanyakan kota tujuan dan berat barang, lalu membalas dengan ongkir dan total belanja, dan pelanggan pun bisa langsung memutuskan lanjut atau tidak.

Urutan percakapan yang rapi dapat diringkas sebagai berikut:

1. Pelanggan bertanya ongkir atau total biaya pengiriman.
2. Asisten menanyakan kota tujuan dan memastikan berat barang.
3. Asisten menyampaikan ongkir berdasarkan data toko.
4. Asisten menyampaikan total belanja termasuk ongkir.
5. Pelanggan memutuskan lanjut ke pembayaran atau bertanya lebih lanjut.

Apa yang perlu diketahui tentang ongkir JNE?

Ongkir JNE adalah ongkos kirim untuk pengiriman barang melalui layanan JNE, dan besarnya dipengaruhi oleh kota asal, kota tujuan, berat barang, serta layanan yang dipilih.

WA Closer dapat membantu pengecekan ongkir JNE berdasarkan data toko, sehingga pelanggan mendapat jawaban di chat yang sama tanpa harus berpindah tempat.

Bagi penjual, penting untuk memastikan data pengiriman yang dipakai asisten sudah benar, misalnya kota asal toko dan berat tiap produk.

Data yang salah akan menghasilkan jawaban ongkir yang salah, dan jawaban yang salah lebih merusak daripada jawaban yang lambat, karena pelanggan bisa merasa ditipu saat total di akhir berbeda dengan yang dijanjikan di awal.

Karena asisten hanya menjawab dari data toko, kerapian data pengiriman adalah fondasi dari cek ongkir yang bisa dipercaya.

Bagaimana menjawab pelanggan yang hanya bertanya ongkir?

Pelanggan yang hanya bertanya ongkir sering dianggap belum serius membeli, padahal pertanyaan ongkir justru tanda bahwa ia sedang menghitung total belanja. Menjawabnya dengan singkat dan lengkap adalah cara terbaik untuk menjaga minatnya.

Jangan hanya menjawab angka ongkir, tetapi sampaikan juga totalnya, dan tutup dengan satu pertanyaan lanjutan yang mengarah pada keputusan, misalnya apakah pesanan bisa diproses sekarang.

Ilustrasi: pelanggan bertanya berapa ongkir ke kotanya, asisten menjawab ongkir dan totalnya, lalu bertanya apakah pesanan bisa langsung diproses. Jawaban seperti ini tidak memaksa, tetapi memberi pelanggan jalan yang jelas untuk lanjut.

Bila pelanggan masih membandingkan, asisten dapat menawarkan bantuan lain, misalnya menjelaskan isi paket atau pilihan produk yang sejenis, tanpa mengubah topik secara tiba-tiba.

Bagaimana tarif ekspedisi dan ongkos kirim dijelaskan tanpa membingungkan?

Tarif ekspedisi sering membingungkan karena pelanggan tidak tahu mengapa ongkir ke satu kota berbeda dengan kota lain. Penjelasan yang baik tidak perlu membahas rumus tarif secara teknis.

Cukup sampaikan bahwa ongkir dipengaruhi jarak dan berat, lalu berikan angka yang berlaku untuk pesanan pelanggan tersebut. Penjelasan umum boleh diberikan, tetapi angka spesifik untuk pesanan itulah yang paling dibutuhkan pelanggan.

Tabel berikut membantu penjual menyiapkan jawaban ongkir yang tidak menimbulkan tanya ulang:

Bila ada hal yang tidak ada di data toko, asisten tidak boleh mengarang jawabannya. Percakapan dapat dialihkan kepada manusia, atau penjual dapat mengambil alih langsung, supaya pelanggan tetap mendapat jawaban yang benar.

Bagaimana cek ongkir berkaitan dengan cek resi dan pengiriman barang?

Setelah ongkir disepakati dan pembayaran terverifikasi, perhatian pelanggan berpindah ke pengiriman barang. Pertanyaan berikutnya biasanya soal resi dan status kiriman: apakah barang sudah dikirim, dan bagaimana cara melacaknya.

Karena itu, penjual sebaiknya menyiapkan alur sesudah cek ongkir, yaitu konfirmasi pembayaran, pengiriman, dan penyampaian nomor resi bila sudah tersedia.

Menyiapkan alur ini sejak awal membuat pengalaman pelanggan terasa utuh. Pelanggan tidak hanya tahu ongkirnya, tetapi juga tahu apa yang terjadi setelah ia membayar.

Toko yang menjelaskan tahap-tahap ini dengan jelas cenderung lebih dipercaya, karena pelanggan tidak dibiarkan menebak-nebak nasib pesanannya. Asisten yang membalas 24 jam membantu di sini, karena pertanyaan soal pengiriman sering datang di luar jam kerja toko.

Apa yang perlu disiapkan toko agar cek ongkir di WhatsApp berjalan rapi?

Pertama, pastikan berat dan kota asal tiap produk tercatat dengan benar di data toko. Kedua, tetapkan layanan pengiriman yang ditawarkan, supaya asisten tidak memberikan pilihan yang sebenarnya tidak tersedia. Ketiga, siapkan kalimat total belanja yang selalu menyertakan ongkir, sehingga pelanggan tidak perlu menghitung sendiri.

Keempat, tentukan kapan percakapan harus dialihkan kepada manusia, misalnya bila kota tujuan tidak terjangkau atau berat barang tidak tercatat. Handoff yang cepat lebih baik daripada jawaban yang ditebak.

Dengan persiapan ini, cek ongkir di WhatsApp berubah dari sekadar menjawab pertanyaan menjadi bagian dari proses closing yang rapi.

Toko yang ingin mencoba pendekatan ini dapat melihat gambaran umumnya di penjelasan tentang WA Closer, membandingkannya dengan chatbot biasa di perbandingan WA Closer dan chatbot biasa, dan melihat pilihan paketnya di halaman checkout.

Pilihan yang tersedia antara lain Tahunan Rp1.788.000 per tahun termasuk kredit Rp80.000 per bulan, dan paket Lifetime yang sekali bayar, harga gelombang berjalan, lihat angka terbaru di halaman utama.

Bagaimana bila ongkir berubah atau kota tujuan sulit dijangkau?

Tarif ekspedisi bisa berubah dari waktu ke waktu, dan kota tujuan tertentu bisa memiliki jangkauan yang berbeda. Karena itu, jawaban ongkir sebaiknya selalu merujuk pada data terbaru yang dimiliki toko, bukan pada angka yang diingat dari bulan lalu.

Bila pelanggan menanyakan kota yang jarang dilayani, penjual sebaiknya memeriksa dulu sebelum menjawab, daripada memberikan angka yang kemudian harus diralat. Meralat ongkir di tengah percakapan jauh lebih merusak kepercayaan daripada meminta pelanggan menunggu sebentar untuk pengecekan.

Bila suatu kota ternyata sulit dijangkau atau membutuhkan layanan khusus, sampaikan hal itu dengan jujur sejak awal, beserta pilihan yang tersedia. Pelanggan lebih menghargai kejujuran tentang keterbatasan pengiriman daripada janji yang tidak bisa ditepati.

Asisten yang hanya menjawab dari data toko akan meneruskan hal-hal seperti ini kepada manusia bila datanya tidak tersedia, sehingga pelanggan tetap mendapat jawaban yang benar, bukan jawaban yang ditebak.

Kejujuran semacam ini justru memperkuat kepercayaan, karena pelanggan tahu toko tidak akan mengorbankan ketepatan demi sekadar terlihat cepat.

Terakhir, biasakan mencatat pertanyaan ongkir yang berulang sebagai bahan perbaikan data toko. Bila banyak pelanggan dari kota yang sama bertanya ongkir, pertimbangkan untuk menyiapkan jawaban standar yang sudah terverifikasi untuk kota tersebut.

Bila banyak pelanggan bingung soal berat barang, perbaiki deskripsi produk supaya beratnya tertulis dengan jelas. Perbaikan kecil seperti ini membuat cek ongkir berikutnya berjalan lebih cepat, dan percakapan pun lebih singkat menuju keputusan membeli.

Bagaimana menyusun jawaban ongkir yang lengkap dalam satu pesan?

Jawaban ongkir yang lengkap selalu menyebut tiga unsur: tujuan, berat atau isi paket, dan total ongkirnya. Bila satu unsur hilang, pelanggan terpaksa bertanya lagi, dan percakapan yang seharusnya singkat menjadi berputar.

Sebutkan tujuan yang dipakai untuk menghitung ongkir, misalnya kota dan kecamatan bila perlu. Penyebutan tujuan ini penting, karena ongkir ke kota yang sama bisa berbeda bila kecamatannya berbeda atau termasuk daerah yang sulit dijangkau.

Setelah itu, sebutkan dasar perhitungannya dengan singkat, seperti berat paket atau jumlah barang. Dasar yang transparan membuat pelanggan memahami angka yang ia terima, bukan sekadar menerima angka tanpa penjelasan.

Tambahkan perkiraan waktu sampai bila informasi itu tersedia. Perkiraan waktu membantu pelanggan memutuskan, karena ongkir yang murah tetapi sampainya lama belum tentu cocok dengan kebutuhannya.

Akhiri dengan total yang harus dibayar, yaitu harga produk ditambah ongkir. Total yang eksplisit mencegah salah paham di akhir, saat pelanggan mengira angka ongkir sudah termasuk harga produknya.

Jawaban yang lengkap juga perlu siap menghadapi permintaan khusus, misalnya pelanggan minta gratis ongkir di tengah percakapan. Bila kebijakan toko sudah jelas, penjawab tidak perlu ragu atau memberi janji yang berbeda-beda.

Apa yang dilakukan bila ongkir dari dua sumber berbeda?

Perbedaan ongkir antar sumber adalah hal yang wajar, karena tiap sumber memakai data berat, zona, dan pembaruan tarif yang berbeda. Tugas toko bukan membela satu sumber, melainkan memilih satu angka yang akan dipakai sebagai patokan percakapan.

Patokan yang dipakai sebaiknya angka yang bisa dipertanggungjawabkan saat pelanggan membayar. Bila toko memakai angka dari satu sumber tetapi menagih dengan angka lain, kepercayaan pelanggan akan goyah walau selisihnya kecil.

Bila selisihnya besar, periksa dulu penyebabnya sebelum menjawab. Berat yang dibulatkan ke atas, alamat yang kurang lengkap, atau layanan yang berbeda sering menjadi penyebab, dan penyebab itu bisa dijelaskan dengan tenang.

Jelaskan selisih itu kepada pelanggan dengan bahasa yang sederhana. Pelanggan tidak perlu memahami seluruh sistem tarif, tetapi ia berhak tahu mengapa angka yang ia lihat di satu tempat berbeda dengan angka dari toko.

Bila sumber lain memberi angka yang lebih murah, jangan langsung menyamai tanpa memeriksa. Angka yang lebih murah bisa berasal dari layanan yang lebih lambat, berat yang berbeda, atau tujuan yang tidak persis sama.

Setelah patokan diputuskan, catat patokan itu untuk kota dan jenis paket yang sama. Catatan ini membuat jawaban berikutnya konsisten, sehingga pelanggan yang berbeda tidak menerima angka yang berbeda untuk kondisi yang sama.

Bagaimana toko mencatat pertanyaan ongkir untuk perbaikan berikutnya?

Catatan pertanyaan ongkir sebaiknya dibuat sederhana: kota tujuan, jenis produk, berat, dan angka yang dijawab. Format yang sederhana membuat catatan itu benar-benar dipakai, bukan sekadar dibuat lalu dilupakan.

Dari catatan tersebut, toko bisa melihat kota mana yang paling sering ditanyakan. Kota yang sering muncul layak dibuatkan jawaban standar yang sudah terverifikasi, supaya penjawab tidak perlu menghitung ulang setiap kali.

Catatan juga membantu menemukan produk yang beratnya sering disalahpahami. Bila banyak pelanggan bertanya ulang soal berat satu produk, deskripsi produk itu kemungkinan perlu diperbaiki atau dilengkapi.

Perbarui catatan setiap ada perubahan tarif atau perubahan kemasan. Kemasan baru yang lebih berat, misalnya, mengubah ongkir, dan jawaban lama yang tidak diperbarui akan menimbulkan selisih saat pembayaran.

Ilustrasi: sebuah toko mencatat bahwa pertanyaan ongkir terbanyak datang dari tiga kota yang sama, lalu menyiapkan jawaban standar untuk ketiga kota itu. Percakapan berikutnya menjadi lebih singkat, karena penjawab tinggal menyesuaikan dengan produk yang dipesan.

Pencatatan ini juga berguna untuk toko yang menjual barang fisik dalam jumlah besar, termasuk yang mempelajari jualan produk fisik lewat WhatsApp dari sisi stok dan pengiriman. Data ongkir yang rapi melengkapi data stok, sehingga janji kepada pelanggan lebih bisa dipegang.

Terakhir, tinjau catatan secara berkala dan hapus jawaban yang sudah tidak berlaku. Tinjauan berkala menjaga jawaban ongkir tetap akurat, dan keakuratan itu adalah modal kepercayaan yang paling murah bagi toko online.

Cek ongkir yang cepat, lengkap, dan konsisten bukan sekadar urusan angka. Ia adalah cara toko menghargai waktu pelanggan, menjaga momentum membeli, dan menutup percakapan dengan total yang jelas tanpa keraguan.

Bagaimana toko menyiapkan jawaban ongkir untuk produk yang berat atau besar?

Produk yang berat atau besar sebaiknya memiliki berat dan ukuran yang tercatat sebelum pertanyaan ongkir masuk. Data yang tercatat membuat penjawab tidak perlu menebak atau mengukur ulang setiap kali ada pelanggan yang bertanya.

Bila berat produk mendekati batas pembulatan, jelaskan pembulatan itu sejak awal kepada pelanggan. Penjelasan yang jujur mencegah pelanggan merasa ongkirnya dibesarkan, karena ia memahami dasar perhitungannya.

Untuk produk besar, sebutkan juga kemungkinan pengiriman dengan layanan khusus bila layanan reguler tidak memungkinkan. Pilihan yang disampaikan lebih awal memberi pelanggan waktu memutuskan, daripada membuatnya menunggu kabar tambahan di tengah percakapan.